Livro: "Formação De Recepcionista"

Recepcionistas são pessoas que representam a face da empresa – é com elas que o cliente conversa pela primeira vez e são elas que atendem os colegas que precisam de informações e de planejamento. Além de atender chamadas e direcionar visitantes, elas normalmente lidam com clientes, organizam eventos, marcam reuniões, etc.. Com todas essas responsabilidades, recepcionistas precisam ser realmente organizadas enquanto lidam com múltiplas tarefas de uma vez só. Uma pessoa não durará muito como recepcionista se ela não puder tratar de mais de uma coisa de uma só vez, lidando com tudo de maneira ordenada. [1] Uma grande maneira de permanecer organizada é investir em um sistema de arquivamento que funcione para você. É importante saber quais papéis e informações seu chefe, seus colegas e seus clientes podem precisar. Mantenha toda essa informação em pastas separadas – sejam elas eletrônicas ou físicas. Organize seu sistema de arquivamento de uma maneira que funcione para você – se isso exigir bilhetes grudentos de neon presos em tudo, que assim seja. Ser organizada também significa ser automotivada – você não precisa que os outros lhe digam como fazer algo, ou que eles lhe coloquem no caminho certo. Se você for organizada, saberá quais tarefas precisará completar diariamente, e quais são suas prioridades. •Tenha números de telefone em mãos (vários e vários). Por exemplo, saiba o número de colegas, empregados, contratantes, vendedores, números de emergência, etc.. Você precisará de todos eles em algum ponto de sua carreira. Mantenha os números organizados em uma agenda ou em um programa de computador apropriado. Como Ser uma Boa Recepcionista Todo escritório que se destaca ao público de qualquer maneira exige um rosto para encontrar esse público. Ainda que excelentes habilidades de comunicação por telefone e por e-mail sejam importantes para as recepcionistas, é a comunicação cara a cara que distingue uma recepcionista de uma Representante de Serviços do Cliente. Normalmente, quando uma pessoa (vendedor, empresário, membro da comunidade) entra no ambiente de trabalho, a primeira coisa que ela verá será a recepcionista – e a primeira impressão sempre é importante. Primeira parte 1. Consiga habilidades organizacionais de alto nível Tenha algum conhecimento sobre tecnologia 3. Seja confiável 4. Possua excelentes habilidades como ouvinte 5. Tome nota de tudo 6. Atenda ao telefone educadamente com um cumprimento padrão 7. Agradeça à equipe de entrega com educação e profissionalismo 8. Trate os novos clientes que surgirem, com eficiência e educação 9 . Tenha uma atitude positiva 10. Prepare um cumprimento 11. Seja cortês 12. Vista-se para impressionar Segunda parte 1 – HISTÓRICO DO PROFISSIONAL EM RECEPÇÃO. 2- COMUNICAÇÃO 3 – OUTROS TIPOS DE COMUNICAÇÃO 4 – O QUE É SER UM RECEPCIONISTA? 5 – APRESENTAÇÕES PESSOAIS 6 – ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS  7- MEIOS DE CORRESPONDÊNCIAS MAIS UTILIZADAS  8 – ARQUIVO  9 – TIPOS DE ARQUIVOS  10 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO      11 – MERCADOS DE TRABALHO  12 – Ficha Nacional de Registro de Hóspedes